Suchzeit
Mitarbeiter verlieren jede Woche Zeit mit der Suche nach Dokumenten.
KI-Dokumentenmanagement — Österreich · Deutschland · Schweiz
Ihr Wissen liegt in Dokumenten. KI findet es.
Verträge, Protokolle, Berichte, E-Mails: KI macht das Wissen darin durchsuchbar, nutzbar und sicher.
Kurz gesagt Wir ordnen Ihre Dokumente so, dass KI damit arbeiten kann: auffindbar und nachprüfbar.
Geeignet für Firmen mit vielen Verträgen, Richtlinien, Protokollen oder Akten.
Danach haben Sie eine klare Ordnung für Dokumente und nachvollziehbare Quellen.
Das Problem
Wissen, das niemand findet.
Das Wertvollste jeder Firma, aber unsichtbar.
Doppelarbeit
Dokumente werden neu geschrieben, weil niemand weiß, dass es sie schon gibt.
Kein Kontext
KI verbindet Dateien mit Projekten und Entscheidungen.
Wissen, das niemand findet, existiert für die Firma nicht.
KI-Dokumentenmanagement
Dokumente werden nicht nur gespeichert, sondern verstanden: KI beantwortet Fragen dazu, mit Quellenangabe.
Für heikle Dokumente zählt der Speicherort. Ziel: größter Nutzen bei kleinstem Datenschutzrisiko.
Unsere Erfahrung
KI-Dokumentenmanagement hilft erst, wenn Abläufe und Team mitziehen.
Wir haben Aktenpilot gebaut und nutzen es täglich. Ohne Quellenangabe und klare Zugriffsrechte geht es nicht.
Dokumenten-KI lohnt sich, wenn Wissen schneller gefunden wird und die Quelle sichtbar bleibt.
Peter JeitschkoDaten, DSGVO & GovernanceOhne feste Quellen, Versionen und Rechteprüfung wird KI im Dokumentenmanagement schnell unzuverlässig.
Michael GredenbergTechnik, Architektur & QualitätTeams brauchen nicht mehr Treffer, sondern bessere Abläufe: suchen, prüfen, zitieren, entscheiden.
Michael HabeckBeratung, Produkt & ProzesseDenken & Fühlen
Wissensmanagement heißt nicht, Daten schöner abzulegen.
Weniger suchen
Gutes Wissensmanagement erspart Menschen das Suchen, damit sie verstehen und entscheiden können.
Was Sie danach haben
Was Sie danach in der Hand haben.
- Liste Ihrer Dokumente: wie heikel ist welches?
- Entscheidung: eigene Server, EU-Cloud oder beides
- Test-Wissenssammlung mit echten Dokumenten in 2–4 Wochen
Unsere Methode
Die Systemische KI-Kartografie
Matrix 01 klärt, welche Sucharbeit KI übernehmen kann. Matrix 04 und Matrix 05 klären, wie heikel die Daten sind und welche Technik passt.
So gehen wir vor
Vom Dokumentenchaos zum durchsuchbaren Wissen.
Dokumente sichten
Welche Arten, wie viele, wie heikel? Danach wählen wir eigene Server oder Cloud.
Erfassen & testen
Die KI erfasst einen ersten Bestand, wir prüfen ihre Antworten.
Anbinden
Anbindung an SharePoint, Dokumentenablage (DMS), E-Mail und Firmensoftware (ERP).
Einführen & schulen
Mitarbeiter einführen und laufend verbessern.
FAQ
Häufige Fragen zum KI-Dokumentenmanagement
Noch etwas offen? Fragen Sie Anton oder uns direkt.
Welche Dateien gehen?
Fast alles, was Text enthält: PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mails und eingescannte Seiten (mit Texterkennung, OCR).
Ist KI-Dokumentenmanagement datenschutzfreundlich?
Ja, auf eigenen Servern oder auf EU-Servern. Ob Ihr Einsatz erlaubt ist, hängt von Datenfluss, Verträgen und Betrieb ab.
Warum ist die Quellenangabe so wichtig?
Menschen vertrauen einer KI-Antwort nur, wenn sie die Quelle sehen.
Mehr dazu
Kontakt
Bereit für den ersten Schritt?
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Dokumente und Ihre Suche. Vertraulich, ohne Verkaufsgespräch.